Какие отчеты сдает кадровик

Кадровая служба предприятий обязана подавать различные виды отчетности в контролирующие органы: она отчитывается перед статистическими органами, Социальным фондом РФ (СФР), центром занятости населения, военкоматом и не только. Формы отчетности периодически обновляются в соответствии с меняющимся законодательством и новыми требованиям контролирующих органов. Если кадровая служба не подготовит какой-либо отчет или нарушит сроки подачи, организации будет грозить крупный штраф.

Подача кадровой отчетности в СФР с 2023 года

С начала 2023 года в России были объединены ФСС и ПФО в результате чего заработал новый орган – Фонд пенсионного и социального страхования (Социальный фонд, СФР). Соответственно изменились требования к подаваемой отчетности: вместо четырех форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС установлена всего одна форма отчета ЕФС-1. Она включает в себя следующие разделы:

• Титульный лист с указанием названия документа и полного наименования организации;
• Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
• Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Помимо перечисленной информации, в отчете должны быть представлены следующие данные: сведения о проведенной спецоценке условий труда, медосмотрах, о дополнительных страховых пенсионных взносах, а также о сотрудниках, работа которых дает право на предоставление досрочной пенсии.

Совет эксперта. Важной особенностью новой формы отчетности стала необходимость подавать сведения о сотрудниках, работающих по договорам ГПХ. Отчетность по таким договорам требуется подавать на следующий день после начала и окончания их действия.

Какие отчеты кадровик должен подавать в Росстат?

Самая многочисленная категория отчетности касается сбора статистических данных и их передачи в Росстат. На официальном сайте этого ведомства можно получить информацию о том, какие отчеты требуется подавать конкретной компании в соответствии со спецификой ее деятельности. Получить эту информацию можно после ввода ИНН компании.

С 2022 года были изменены сроки подачи отчетов в Росстат. По некоторым формам были отменены конкретные предельные сроки и установлены периоды, в течение которых кадровик должен завершить подачу отчетности. Например, ежегодная форма № 1-Т сдается в период с первого рабочего дня после завершения отчетного периода до конца января.

В Росстат компании подают следующие формы отчетности:

• 1-Т. В эту форму вносятся сведения о численности зарплате персонала. Она предназначена для малых предприятий, штат которых составляет не более 15 человек;
• 1-Т (условия труда). Это специальная форма, в которой представляются сведения о вредных и опасных условиях труда. Она предназначена не для всех организаций, а только для тех, которые представлены в бланке. Например, это отрасли сельского хозяйства, рыболовства, утилизация отходов и другие сферы со сложными условиями работы;
• 1-Т (ГС) и 1-Т (МС). В эти формы вносится информация о численности кадрового состава и его уровне образования. Такую информацию необходимо указывать государственным и муниципальным учреждениям;
• 1-Т (проф). В эту форму вносится информация по численности персонала и потребности в нем;
• ЗП-образование/культура/наука/соц/здрав. В эти формы вносится информация о численности сотрудников и уровне их заработной платы в соответствующих категориях;
• П-4 (НЗ). Форма предназначена для организаций, в которых работают больше 15 сотрудников. В нее нужно вносить информацию о персонале с неполной занятостью.
• П-4 (о численности и зарплате). В эту форму вносится численность персонала с указанием его заработной платы;
• 1-ПР «О забастовке и возобновлении работы». Та форма подается только в том случае если за прошедший месяц в компании проводилась забастовка персонала.

С февраля 2023 года была введена еще одна форма отчетности З-Ф. В нее нужно вносить сведения о просроченной задолженности по зарплате персоналу, если она есть в организации.

Кроме того, была введена новая форма № 7-травматизм. В нее нужно вносить сведения обо всех производственных травмах и случаях профессиональных заболеваний на предприятии за истекший период. Такая форма должна быть подана в период с 20 февраля д 1 марта.

Подача кадровых отчетов предприятия в службу занятости ЦСЗН

Помимо статистической отчетности предприятия должны также ежегодно отчитываться перед Центром занятости населения. В эту организацию компании подают отчеты о наличии вакансий для трудоустройства сотрудников, а также о наличии выделенных мест для инвалидов. Формы отчетности устанавливаются на региональном уровне, обязательная подача следующих документов:

• Отчет о наличии вакансий. Если на предприятии есть вакантные должности, по ним необходимо отчитаться, даже если организация не планирует нанимать сотрудников на данные места. Форма отчетности устанавливается регионом, как и сроки ее подачи.
• Отчёт по квотам для приема на работу сотрудников-инвалидов. Он подается предприятиями, штат которых превышает 100 человек. Для таких объектов предусмотрено обязательное резервирование мест для сотрудников с инвалидностью, которые должны быть трудоустроены при обращении. Периодичность и сроки подачи отчётности устанавливаются на региональном уровне.

В отдельную категорию входит отчетность, информация из которой предназначена для размещения на портале «Работа в России», который начал функционировать с марта 2022 года. На этом портале будет размещаться информация о изменении численности организаций и их ликвидации, о режиме неполного рабочего дня, начале простоя, о предоставлении отпусков без содержания, банкротстве предприятий. Единая цифровая платформа предназначена для размещения актуальной информации о состоянии банка вакансий в России. Работодатели должны своевременно передавать актуальную информацию, которая будет интересной для соискателей.

Какие кадровые отчёты требуется подавать в военкомат?

На крупных предприятиях с численностью сотрудников больше двух тысяч человек создается собственные военно-учетные столы, в которых должен вестись учет сотрудников-мужчин. Если же на предприятии работает до 500 сотрудников, то подачей отчетности в военкоматы должна заниматься собственная кадровая служба. В военный комиссариат подаются следующие виды отчетов:

• Форма № 6. В нее вносится информация о численности сотрудников мужского пола, которые к настоящему моменту пребывают в запасе;
• Форма № 18. В нее вносится информация об организации воинского учета на предприятии.

Если из-за специфики работы предприятия в штате нет граждан, находящихся в запасе, и не организован воинский учет, то кадровая служба не должна подавать соответствующие виды отчетов. Документация должна быть предоставлена до 31 декабря отчётного года.

Кроме того, в военные комиссариаты до 15 сентября подается список сотрудников-подростков 15 и 16 лет. Они должны находиться на допризывном учете. До 1 ноября кадровая служба подготавливает перечень сотрудников-мужчин, которые должны встать на воинский учет.

Работодатель обязуется в течение двух недель передавать в военкомат информацию о принятых военнообязанных сотрудниках, о тех, кто не встал на воинский учет, а также об изменении личных данных персонала, уже стоящего на учете. Необходимо информировать военный комиссариат об изменении места жительства сотрудника, смене его семейного положения, повышении уровня образования.

Подача кадрового отчета в налоговую службу

После отмены формы СЗВ-М работодатели были обязаны подавать в налоговое ведомство новую форму отчетности — Персонифицированные сведения о физических лицах КНД 1151162. Эта форма обязательна для всех предприятий, где работодатели отчисляют страховые взнос за сотрудников. Этот отчет не требуется предоставлять следующим хозяйствующим субъектам:

• Индивидуальным предпринимателям, которые работают без сотрудников.
• КФХ – крестьянским фермерским хозяйствам, где нет наемных работников;
• Нотариусам, адвокатам и другим специалистам, которые ведут частную практику, но не нанимают персонал.

В том отчете должны быть представлены сведения об всех застрахованных лицах, за которых работодатель уплачивает страховые вносы. В эту категорию входят и сотрудники с трудоустройством то трудовому договору и договорам гражданско-правового характера.

Помимо передачи информации в налоговую службу, кадровое ведомство должно подготавливать отчетные данные для МВД. Это ведомство нужно уведомлять о принятых на работу или уволенных сотрудниках-иностранцах.

Сроки подачи кадровой отчетности

Кадровые отчеты принято делить не только по направлению подачи, но и по срокам подготовки. Отчетность может быть:

• Ежегодной. Как правило, она подается в течение первого месяца после завершения отчетного периода;
• Ежеквартальной. Кадровая служба собирает сведения за три прошедших месяца;
• Ежемесячной. Сведения собираются и передаются в надзорные органы каждый месяц.

Сроки подачи отчетности вносятся в специальный календарь, который становится одним из самых главных инструментов в работе кадровика.

Всего в различных государственных органах предусмотрено до 200 форм различных видов отчетности по кадрам. Однако подавать их должны далеко не все предприятия. Чтобы проверить, какие именно отчеты должна сдавать конкретная организация необходимо зайти на официальный сайт Росстата и указать ИНН. Это позволит узнать, какую документацию и в какие сроки потребуется заполнять. Просрочки грозят компании крупными штрафными санкциями.

Внутренние отчеты кадровой службы

Помимо внешних отчетов, которые организации предоставляют во внешние контролирующие организации, необходимо подготавливать ряд отчетности для внутреннего использования на предприятиях. Она будет использоваться руководством при планировании дальнейшего развития организации и принятии новых стратегических решений.

Формы, количество сроки подачи отчетов для внутренних подразделений будут зависеть от структуры компании, количества сотрудников, необходимости организации взаимосвязи между отделами. Как правило, подготовка дополнительных документов требуется большим организациям штат которых достигает нескольких тысяч человек. В этом случае руководитель не в состоянии проконтролировать информационные потоки и нуждается в поступлении точной сводной информации.

Кадровая служба на крупных объектах может готовить отчеты по следующим направлениям:

• Для бухгалтерии. Предоставляются сведения о принятых и уволенных сотрудниках, изменении семейного положения, количества детей в семье и других условиях, которые могут повлиять на начисление зарплаты увеличение или уменьшение налогооблагаемой базы;
• Для руководства предприятия. Оно должно своевременно получать информацию об уровне текучке кадров, о количестве нанятых и уволенных сотрудников и т.д. Эти данные в дальнейшем будут использоваться при планировании кадровой политики предприятия;
• Для других отделов, в которых потребовалась информация о каровом составе. Кадровики должны оперативно подготавливать требуемую информацию и отправлять ее по запросу.

Внутренние отчеты могут представлять собой данные об определённых категориях сотрудников или сводную информацию. В результате руководство отделов и всего предприятия сможет оперативно получать требуемые данные для принятия ответственных решений и гарантированного соблюдения норм законодательства.

Преимущества электронного оформления отчетности

В последнее время бумажный документооборот играет все менее важную роль – он уступает место подготовке отчетности в электронном виде. Государственные органы принимают цифровые версии документов, подписанные ЭЦП – электронной цифровой подписью.

Электронное оформление отчетности имеет несколько важных преимуществ:

• Значительная экономия времени сотрудников. Больше нет необходимости на целый день отпрашиваться с работы и уезжать в представительство определённого государственного ведомства для подачи отчета в бумажном виде, не нужно тратить время в очередях. Кадровую, бухгалтерскую, экологическую и другую отчетность можно подготовить в электронном виде и отправить за несколько минут со своего рабочего компьютера.
• Продление сроков подачи. Бумажную отчетность нужно подавать только в течение рабочего дня, так как с его окончанием закрываются представительства государственных надзорных органов. Отчетность в электронном виде можно подавать до 23.59 вечера, так как формально даже подача поздним вечером не нарушает установленные правила. Отправить сформированный документ можно всего за несколько минут.
• Упрощение заполнения форм. Введение информации в электронную форму занимает намного меньше времени, чем заполнение бумажного многостраничного документа. Некоторые формы отчетности предусматривают автоматическое заполнение части параметров в зависимости от введенной ранее информации. Это дополнительно экономит время и избавляет от однообразных расчетов.
• Гарантированная информационная безопасность. Подача данных в электронном виде позволяет предотвратить утечку важной служебной информации или коммерческой тайны. Государственные сервисы защищены от кражи персональных данных, для этого используются современные способы обеспечения безопасности.
• Получение уведомления об ошибках. Уже при заполнении формы программа может распознать ошибочно введенные данные, в этом случае отчёт просто не будет принят. Это позволит избежать серьезных шибок и начисления штрафов организации.

Заключение

Сервис электронного составления и подписания кадровых документов позволит существенно сократить потери времени при заполнении отчетности и гарантировать им защиту от искажения данных. Электронная подпись дает возможность установить личность ответственного должностного лица, подготовившего документ, а также убедиться, что в данный отчет не вносились дополнительные данные после подписания.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)