На предприятиях непрерывно происходят процессы найма и увольнения сотрудников. Меры кадрового планирования предпринимаются для своевременного, эффективного и оправданного изменения состава персонала организации. Они включают в себя комплекс действий, направленных на поиск и трудоустройство специалистов.
Что такое оперативное кадровое планирование простыми словами
Кадровым планированием называется деятельность руководителя и кадровой службы, связанная с организацией рабочих мест согласно конъюнктуре рынка и нуждам компании. Данное направление действий представляет собой элемент стратегической политики каждой фирмы. Среди аспектов, которые требуется учитывать в ходе кадрового планирования:
- Степень заинтересованности компании в работниках определенной квалификации.
- Наличие программ по поиску и трудоустройству сотрудников.
- Типы рабочих мест.
- Наличие курсов, тренингов по повышению уровня знаний и улучшению навыков персонала.
- Состояние рынка труда.
Цели кадрового планирования
Среди целей кадрового планирования (КП) выделяют:
- Приобретение и сохранение необходимого количества работников требуемого уровня квалификации.
- Расширение потенциала сотрудников предприятия.
- Предупреждение проблем, которые возникают при дефиците или избытке кадров.
Проведение мероприятий в рамках КП помогает в решении таких задач как:
- Переобучение некоторых категорий специалистов, которые занимают новые должности после дополнительного обучения.
- Перевод лиц в иные отделы с прежними должностными обязанностями.
- Расширение функциональных полномочий сотрудников, причем специалисты получают доплату за решение новых корпоративных задач.
- Оптимизация бизнес-процессов, сокращение численности персонала, выполняющего аналогичные функции.
- Повышение эффективности условий отбора, позволяющих нанимать работников с необходимой квалификацией и опытом.
В результате кадрового планирования руководство предприятия может сделать указанные ниже выводы:
- Количество персонала, которое требуется фирме.
- Квалификация, образование, рабочие навыки, стаж сотрудников.
- Средства и методы привлечения или сокращения численности специалистов.
- Пути повышения возможностей и продуктивности нанятых сотрудников.
- Инструменты и варианты развития потенциала работников предприятия.
Мнение эксперта: Первоочередной целью кадрового планирования принято считать разработку ориентиров и подбор подходящих вариантов для будущего трудоустройства. Работа управленческого аппарата компании направлена на постоянную адаптацию к новым направлениям развития компании.
Мировая практика в сфере подбора персонала указывает на первостепенную необходимость установления потребности фирмы в человеческих ресурсах. Требуется определить период планирования, ограничивая его сроком от 1 до 3 и более лет.
Сложность и разнообразие аспектов кадрового планирования во многом зависит от типа и направленности предприятия. Наибольшей дифференциации требуют фирмы, которые нуждаются в большом числе сотрудников из различных сфер деятельности.
Мнение специалист: Залогом успеха КП является интеграция в процесс общего планирования компании. В этом случае кадровое планирование позволяет создать благоприятные условия для рационального поиска скрытых ресурсов работников. Происходит повышение мотивированности персонала, устраняются противоречия между интересами специалистов и требованиями нанимателя.
Методы кадрового планирования
Кадровое планирование подразумевает реализацию количественных и качественных методов.
Количественные
Среди критериев для подбора подходящих количественных методов отметим:
- Объем времени на исполнение должностных обязанностей.
- Трудоемкость реализуемых работником процессов.
- Норматив численности персонала.
- Действующие стандарты обслуживания клиентов.
- Комплексные оценки показателей производства.
Среди действенных количественных методик КП выделяют:
- Балансовый. Подразумевает составление таблички с данными о ресурсах и участках их распределения. Составлением плана занимаются кадровая служба.
- Нормативный. Происходит формирование заданий с учетом норм затрат ресурсов.
- Статический. Методика необходима для исследования конкретных характеристик, установления их зависимости от других переменных.
Качественные
В ходе качественного планирования кадров специалистам требуется провести анализ производственно-технической документации, должностных инструкций, штатного расписания.
Среди применяемых методов данной категории:
- Экстраполяция. Исследование путей формирования персонала компании. Экстраполяция выполняется в формальной и прогнозной форме. Формальный вариант – предположения о прошлых и настоящих трендах. Прогнозная экстраполяция – взаимосвязь фактического и будущего развития.
- Экспертная оценка. Для анализа привлекается квалифицированный специалист, который выявляет и изучает проблемные моменты. Эксперт обеспечивает дифференциацию и оптимизацию элементов планирования.
- Групповая оценка. Подразумевает создание команды, нацеленной на разрешение вопросов по планированию кадровых мероприятий.
- Метод Дельфи. Представляет собой совокупность экспертного и группового метода. Аналитическая работа проводится профессиональной командой независимых экспертов.
Периодичность планирования
Кадровое планирование является научно-обоснованной деятельностью, выполняемой для развития персонала, необходимого для достижения целей предприятия. Оно обеспечивает мотивацию сотрудников, которые участвуют в корпоративной работе. В зависимости от периода проработки целей и задач планирование кадров классифицируют на:
Стратегическое. Рассчитывается на долгосрочный промежуток времени от 3 до 10 лет. Планирование ориентировано на решение конкретных экономических, технологических, социальных задач корпорации. Его основной задачей является качественная оценка основных тенденций развития организации и ее потребности в сотрудниках.
Основой для КП считается анализ долгосрочной производственной программы и кадровой политики предприятия. Стратегическое планирование является высоко детализированным.
Тактическое. Систему мероприятий разрабатывают на срок от 1 до 3 лет. Специалисты подбирают подходящие кадровые стратегии для решения конкретных проблем в области управления персоналом.
Кадровые программы тактического типа содержат больше деталей и конкретных мероприятий. Они представляют собой связующее звено между оперативными и стратегическими мерами.
Оперативное. Краткосрочное планирование рассчитано на период до 1 года. Разрабатывается для достижения оперативных целей. Предполагает наличие точного плана мероприятий, сведений об объеме выделяемых материальных средств.
Принципы планирования
В числе основных принципов ведения кадрового планирования:
- Принцип научности. Фирмы должны принимать во внимание прогрессивный опыт других организаций и последние технические достижения. При следовании данному принципу в кадровом планировании используются достоверные актуальные сведения, нормативные акты и научно-обоснованные доктрины.
- Принцип полноты. Означает, что система планирования включает в себя все существующие в корпорации кадровые процессы. Она должна принимать во внимание поиск, развитие, использование и оптимизацию труда. Под принципом полноты подразумевается необходимость учитывать факторы, способные повышать и снижать действенность плановых заданий в рамках КП.
- Принцип непрерывности. Профессиональное планирование должно проводиться на регулярной основе. При эпизодическом внедрении данный процесс не имеет достаточной эффективности. Планы кадровой службы необходимо создавать, ориентируясь на перспективы предприятия. Новые программы важно разрабатывать с учетом предшествующих наработок, принимая во внимание их сильные и слабые стороны.
Под непрерывностью кадрового планирования понимают постоянную необходимость коррекции утвержденных документов. Система КП должна обеспечивать гибкость нормативного регулирования деятельности корпорации. Действующие кадровые решения могут меняться или пересматриваться с учетом текущей обстановки.
Принцип согласованности. Для поддержания качественной взаимосвязи и взаимозависимости внутренних подсистем фирмы важно обеспечить консолидацию корпоративной документации. Все новые нормативные акты предприятия должны соответствовать общим целям кадрового планирования и стратегии развития организации.
Чтобы добиться высокого уровня согласования, необходимо обеспечить координацию структурных подразделений компании. Это позволяет качественно интегрировать составленные на низших уровнях управленческой иерархии документы в единый корпоративный план.
Принцип экономичности. Мероприятия в рамках кадрового планирования должны приносить больше доходов, чем расходов. Необходимо добиваться снижения расходов на решение задач КП.
Мнение эксперта: Эффективная реализация методов кадрового планирования базируется на применении описанных принципов. Их соблюдение требуется для повышения продуктивности работы фирм и оптимизации процессов подбора персонала.
Какие документы оформляются при КП
При реализации плана кадрового планирования сотрудники предприятия могут составлять такие виды корпоративной документации как:
- Прогноз потребности компании в персонале. Определяют количество человек, специальности, должностные обязанности. Профессионально-квалификационное деление выполняемых работ подбирается с учетом производственно-технологической документации на предприятии.
- Штатное расписание.
- Оценка состояния внутренних трудовых ресурсов. Указывают возможности, знания, умения и опыт персонала, демографические данные, результаты тестовых испытаний и аттестаций, уровень производительности.
- План кадрового планирования со временем реализации. При формировании документа важно принимать во внимание направленность деятельности предприятия, объема производства корпорации, предполагаемую текучесть кадров (переводы, увольнение, командировки, отпуска, болезни, декретные).
При долгосрочном кадровом планировании на 3-5 лет необходимо прописать характеристики использования человеческих ресурсов. Среди них количество сотрудников, расчет текучести кадров, объем сверхурочной работы, эффективность и потенциал персонала, уровень оплаты труда. Важно отметить внешние условия среды, включая положение с набором специалистов, демографические тенденции, планы жилищного строительства, политику государства.
При оценке потенциального предложения на рынке труда требуется принимать во внимание влияние возможность привлечения совместителей и удаленщиков.
При краткосрочном кадровом планировании на срок до 1 года полезно составлять конкретные планы со следующими критериями:
- Временные. Учитывают продолжительность и смены работы персонала.
- Объектные. Описывают функциональное подразделение, рабочие места.
- Структурные. Касаются особенностей найма, адаптации сотрудников, обучения и повышения квалификации.
Для формирования оперативного плана взаимодействия с работниками требуется получить информацию относительно:
- Состава сотрудников (место жительства, возраст, стаж).
- Структуры персонала (пол, квалификация).
- Текучести кадров.
- Наличия простоев.
- Производственной заболеваемости.
- Длительности рабочего дня или смены.
- Продолжительности отпусков.
- Зарплаты служащих.
- Услуг социального характера.
Мнение эксперта: Документы со сведениями о работниках необходимо составлять в понятной простой и однозначной форме. Важно своевременно вносить все изменения в сведения для поддержания их актуальности.
Преимущества кадрового электронного документооборота
Мнение эксперта: Существует множество проблем, которые могут возникать при кадровом планировании. Среди распространенных негативных факторов – несогласованность КП со стратегией организации, нехватка поддержки руководства предприятия, несоответствие данных количественного и качественного учета.
Отрицательное влияние оказывает неопределенность в планах развития фирмы. Ошибкой является некорректно поставленные цели и задачи кадровой политики. Применение систем кадрового электронного документооборота позволяет предотвратить многие трудности при составлении и реализации плана работы с персоналом компании. Автоматизированные сервисы обеспечивают повышение продуктивности сотрудников.
Среди других положительных моментов проведения кадрового планирования в рамках электронного документооборота:
- Применение методик современного тайм-менеджмента.
- Формирование наглядной статистики каждого сотрудника.
- Автоматическое составление отчетности, уведомлений.
- Создание графики с удобным отображением информации.
- Возможность оперативного обмена документами без дублирования на бумаге.
- Контроль соблюдения трудового законодательства.
- Быстрый поиск данных в электронном архиве.
- Оптимизация трудозатрат персонала.
- Снижение риска внесения ошибочных сведений.
- Возможность удаленного электронного подписания документов и отслеживания их статуса.
Вывод
Кадровое планирование требует глубокого анализа внутренних нормативно-правовых и архивных документов компании. Применение электронного документооборота позволяет автоматизировать рутинные процедуры. Современные сервисы упрощают поиск информации и оценку параметров персонала.
Программное обеспечение с гибкими настройками минимизирует трудозатраты отдела кадров, предоставляя широкие возможности для аналитики. Внедрение инновационных технологий позволяет полно и эффективно использовать потенциал персонала для успешного развития предприятия.
