Программы для кадровиков – виды и сравнения

Системы кадрового делопроизводства (системы КД, КЭДО) – это программное обеспечение, которое автоматизирует процессы управления КД в организации. Они позволяют хранить и обрабатывать сведения о сотрудниках, включая персональную информацию, документы, трудовые контракты, платежные данные, связанные с управлением персоналом. Они также включают в себя функции для автоматического создания различных документов. Посредством КЭДО можно создавать приказы о приеме на работу, трудовые договоры, указы об увольнении и другие документы.

Для чего применяют

С помощью данной системы организации могут эффективно вести учет персонала, распределять задачи, контролировать выполнение рабочих обязанностей, рассчитывать заработную плату и, при необходимости, генерировать отчеты для руководства или внешних органов.

КЭДО также могут интегрироваться с системами управления:

• временем и доступом;
• обучением;
• производством.

Это позволяет обеспечить полную автоматизацию процессов управления персоналом и повысить эффективность работы организации. Отличным вариантом для ведения кадрового документооборота станет подключение к системе «Добыто. Документы».

Назначение и цели использования КЭДО в организации могут быть разными, в зависимости от ее потребностей и целей управления персоналом. Однако есть общие цели использования, включающие в себя следующее:

1. Автоматизация учета и обработки персональных данных сотрудников. КЭДО позволяют удобно и эффективно хранить и обрабатывать информацию о персонале, включая данные о трудовой деятельности, контрактах, оплате труда, повышениях и других деталях.
2. Упрощение процессов управления кадровым делопроизводством. Система позволяет сократить время и усилия, затрачиваемые на ручное создание и обработку документов.
3. Оптимизация процессов работы с персоналом. С КЭДО можно проводить систематическую оценку и анализ работы персонала, контролировать выполнение рабочих обязанностей, отслеживать информацию о карьерном росте, обучении и развитии сотрудников.
4. Сокращение ошибок и повышение точности данных. Системы помогают избежать ошибок, связанных с ручным вводом данных, и обеспечивают сохранность и целостность информации. Это позволяет снизить риски правовых проблем и сократить затраты на исправление ошибок.
5. Обеспечение соответствия законодательству и регулятивным требованиям. КЭДО позволяют организациям следовать законодательным нормам и регулятивным требованиям, связанным с управлением персоналом.

Использование программ для кадровиков позволяет организациям более эффективно управлять персоналом, сократить затраты на процессы управления КД и повысить общую производительность и качество работы сотрудников.

Функционал

Программы для кадровиков предлагают широкий набор функций и возможностей, специально разработанных для облегчения и оптимизации управления персоналом. К основным функциям и возможностям, которые доступны в КЭДО, относят следующее:

1. Хранение и учет данных о сотрудниках. Системы кадрового делопроизводства позволяют сохранять и обновлять информацию о сотрудниках. Это распространяется на персональные данные, контактные сведения, информацию о должностях, а также о занятости и оплате труда.
2. Создание и управление документами – автоматическое создание различных документов, связанных с КД. Они также обеспечивают удобный доступ к этим документам для просмотра и управления.
3. Учет рабочего времени и отпусков – ведение учета рабочего времени и отпусков сотрудников. Автоматически рассчитывается отработанное время, сохраняется информация о переработках и предоставленных отпусках, выполняется генерация отчетов об использовании рабочего времени и отпусков.
4. Обработка заработной платы и учет налогов. Системы дают возможность автоматизировать процессы обработки заработной платы и учета налогов. Они могут рассчитывать заработную плату на основе заданных правил, учитывать налоги и автоматически формировать заработную плату для каждого сотрудника. Также могут быть предоставлены возможности для автоматической передачи данных в системы бухгалтерии.
5. Управление процессом найма и увольнения. КЭДО облегчает процесс найма новых сотрудников путем автоматического создания приказов по приему, заполнения необходимых документов и ведения электронной карточки сотрудника. Они также могут автоматизировать процесс увольнения сотрудников и перевода их в другие подразделения или должности.
6. Оценка и развитие персонала. Системы предусматривают функционал для оценки работы сотрудников, определения их потребностей в развитии и планирования карьерного роста. Они могут также поддерживать процессы обучения и развития сотрудников.
7. Отчетность и аналитика. КЭДО обеспечивают возможности генерации различных отчетов и аналитических данных по управлению персоналом, включая отчетности о численности персонала, затратах на оплату труда, текучке кадров и других показателях.

Приведенный обзор представляет лишь некоторые из основных функций и возможностей, которые могут быть предложены в КЭДО, и фактический функционал зависит от конкретного продукта и потребностей организации. Все указанные преимущества вы получите, если подключитесь к КЭДО «Добыто. Документы».

Разновидности

Существует несколько видов программ для кадровиков. Выделяют следующие категории софта:

1. Локальные программные решения – устанавливаются непосредственно на компьютеры или серверы организации и предназначены для использования внутри компании. Они имеют ограниченную функциональность и обычно используются в небольших компаниях с ограниченным числом сотрудников.
2. Веб-приложения – доступны через браузер и работают в облачной инфраструктуре. Они обычно предлагают широкий набор функций и могут быть использованы как для малых, так и для крупных организаций. Веб-приложения обеспечивают гибкость и доступность с любого устройства с подключением к интернету.
3. Интегрированные системы управления ресурсами предприятия – комплексные системы, которые объединяют в себе несколько функциональных областей управления предприятием, включая управление кадрами. Они интегрируют различные подсистемы, такие как учет, финансы, управление производством, снабжением. Эти системы, как правило, предназначены для крупных организаций и обеспечивают высокую степень автоматизации, взаимодействия между разными подразделениями предприятия.
4. Системы управления персоналом – ориентированы на управление жизненным циклом сотрудников в организации. Они обеспечивают широкий набор функций, включая учет персонала, управление трудовыми контрактами, обучение и развитие персонала, оценку работы, вознаграждение.
5. Системы управления трудовым процессом – сосредоточены на автоматизации процессов управления трудовыми потоками в организации. Они обеспечивают электронное создание, обработку, передачу и хранение трудовых документов, а также автоматическое определение и выполнение следующих шагов процесса. Это помогает сократить временные затраты и повысить точность выполнения трудовой документации.

Каждый вид имеет свои особенности и преимущества. Выбор подходящего решения зависит от потребностей и характеристик организации. Рекомендуем обратить внимание на систему кадрового электронного документооборота «Добыто. Документы».

Контур.Персонал

Контур.Персонал – это одна из самых популярных КЭДО в России, разработанная компанией «Контур». Она предназначена для автоматизации процессов управления персоналом в организациях различного масштаба.

Контур.Персонал предоставляет широкий набор функций и возможностей, включая:

1. Учет сотрудников. Система позволяет вести учет персональных данных, информации об образовании, опыте работы, должностях, контрактах, а также сведений о заработной плате и других аспектах организации персонала.
2. Обработка и учет документов. Контур.Персонал предоставляет возможность создавать и обрабатывать различные документы, связанные с КД. Она также автоматически создает и ведет электронные карточки сотрудников.
3. Расчет заработной платы. Система позволяет автоматизировать процесс расчета заработной платы, учета отработанного времени, начисления налогов и отчислений. Она также поддерживает возможность учета авансовых выплат, премий и других видов вознаграждений.
4. Управление рабочим временем и отпусками. Контур.Персонал включает в себя функции для учета рабочего времени, отслеживания прогулов, отпусков и больничных. Система также может генерировать отчеты и статистику по использованию рабочего времени и отпусков.
5. Оценка и развитие персонала. Система предоставляет возможности для оценки работы и производительности сотрудников, планирования обучения и развития персонала, управления процессами подъема по карьерной лестнице и проведения периодических аттестаций.
6. Отчетность и аналитика. Контур.Персонал содержит набор отчетов и аналитических данных, позволяющих руководству организации получить полную картину о состоянии и производительности персонала, затрат на оплату труда.

Контур.Персонал имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, а также обеспечивает высокую степень безопасности данных, соответствие требованиям законодательства о защите персональных сведений.

Комментарий эксперта. Программа доступна в виде веб-приложения, что позволяет использовать ее из любого места с доступом в интернет. Кроме того, Контур.Персонал интегрируется с другими продуктами «Контур», такими как Контур.Бухгалтерия и Контур.Зарплата, что позволяет вести комплексный учет и автоматизацию процессов в организации.

EmplDocs

EmplDocs – это онлайн платформа для создания и управления кадровой документацией, созданная компанией EmplDocs. Она предусматривает широкий набор функций и возможностей, связанных с процессом управления кадровыми документами в организации. Основные функции и возможности, доступные в EmplDocs, таковы:

1. Создание и хранение документов. EmplDocs позволяет создавать различные кадровые документы. Софт предусматривает шаблоны и инструменты для удобного создания и редактирования документов.
2. Управление процессом создания и утверждения документов. Платформа включает в себя функции для определения и управления процессами создания и утверждения документов. Она позволяет определить роли и права пользователей, участвующих в процессе, и установить последовательность этапов утверждения для каждого типа документа.
3. Подписание документов. EmplDocs предусматривает возможность электронного подписания кадровых документов. Это позволяет сократить время и ресурсы, затрачиваемые на ручное подписание бумажных документов. Платформа обеспечивает безопасность и юридическую эффективность электронных подписей.
4. Хранение и учет документов. EmplDocs обеспечивает удобное и безопасное хранение всех кадровых документов в единой централизованной базе данных. Пользователи могут легко получить доступ к документам, просмотреть их и выполнить необходимые операции, такие как поиск, управление версиями и контроль доступа.
5. Уведомления и напоминания. Платформа заключает в себе функционал для отправки уведомлений и напоминаний относительно сроков и задач, связанных с кадровыми документами. Это помогает сотрудникам и руководителям быть в курсе текущего состояния процессов и не пропускать критические моменты.

EmplDocs имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, что облегчает ее использование. Программа также обеспечивает безопасность данных и соответствие требованиям защиты персональной информации. Платформа может быть интегрирована с другими КЭДО или местами хранения данных для обеспечения еще большей автоматизации и эффективности процессов управления кадровой документацией.

Другие популярные программы для кадровиков

Есть и другие популярные системы кадрового документооборота. Одна из них – ADP Workforce Now. Это комплексное решение для управления персоналом и HR-процессами. Оно предлагает широкий набор функций, включая учет сотрудников, обработку заработной платы, управление временем и трудовыми контрактами, а также аналитику и отчетность.

Система Namely ориентирована на средние и крупные компании. Она предоставляет возможности для управления персоналом, учета рабочего времени, обработки заработной платы, а также предусматривает инструменты для обратной связи с сотрудниками, оценки работы и развития карьеры.

BambooHR – простая и интуитивно понятная система управления персоналом для малых и средних предприятий. Она предусматривает функции учета сотрудников, отпусков, управления документами, а также предлагает возможности для взаимодействия с сотрудниками и оценки производительности.

Какие компании могут использовать системы кадрового документооборота

КЭДО могут быть применены в широком спектре компаний, независимо от их размера или отрасли. Ниже представлены примеры компаний, которые могут использовать программы для кадровиков:

1. Малые предприятия. Малые компании с небольшим числом сотрудников могут использовать КЭДО для учета персональных данных, создания и хранения документов о приеме на работу, учета рабочего времени и оплаты труда.
2. Средние предприятия. Средние компании с более высоким количеством сотрудников могут использовать системы кадрового делопроизводства для более сложных процессов управления персоналом, таких как управление производительностью, планирование карьерного роста, учет отпусков.
3. Крупные предприятия. Крупные компании с сотнями или тысячами сотрудников могут использовать КЭДО для автоматизации и интеграции процессов управления персоналом на разных уровнях, включая учет сотрудников, обработку заработной платы, управление трудовыми контрактами, управление производительностью.
4. Организации государственного сектора. Государственные организации и учреждения также могут использовать системы кадрового делопроизводства для эффективного управления персоналом, соблюдения правил и процедур, связанных с кадровой документацией и документооборотом.
5. Некоммерческие организации. Некоммерческие компании, включая неправительственные организации, образовательные учреждения, благотворительные фонды, могут использовать системы для учета персонала, управления трудовыми процессами и обработки заработной платы.

Заключение

Системы кадрового делопроизводства могут быть полезны для любой организации, которая хочет эффективно управлять персоналом, осуществлять контроль и обработку кадровых процессов, соблюдать правовые нормы и повысить производительность персонала. Главное – правильно подобрать систему для использования на конкретном предприятии.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)