Основными задачами процесса подбора и отбора персонала, или рекрутинга, являются выявление, привлечение и отбор нового персонала, проведение собеседований, а впоследствии найм и адаптация новых работников на фирме.
Высококвалифицированный HR-специалист должен быть осведомлен о кадровых потребностях компании, знать о тонкостях найма на ту или иную должность, понимать особенности работы потенциальных кандидатов, а также давно работать на организацию, чтобы понимать все потребности подобранного персонала и начальства.
Общие правила подбора и отбора персонала
Правильный рекрутинг состоит из следующих этапов:
- Прием заявок. Как правило, в крупных компаниях есть анкеты-заявки с обязательным перечнем данных. Потенциальный кандидат должен заполнить форму, указав в ней свои контактные данные, а также наличие навыков, по его мнению, подходящих для работы на той или иной должности.
В свою очередь, HR-специалисты отбирают принятые анкеты, а на заключительном этапе сохраняют данные о непринятых кандидатах. Они могут пригодиться, если компания откроет новый набор персонала. Возможно, при новой волне отбора, подойдет кто-то из отклоненных кандидатур. В обязанности рекрутера также входит составление и размещение объявления о появившейся вакансии.
- Рассмотрение принятых заявок. HR-специалист внимательно изучает все принятые заявки и составляет перечень индивидуальных вопросов к каждому претенденту на ту или иную должность. Большинство вопросов касается не до конца раскрытых в резюме тем. На техническом собеседовании проверяется владение перечнем навыков, необходимых работодателю. Тщательное изучение каждой заявки поможет рекрутеру правильно подготовиться к проведению собеседования и избежать возникновения неловких ситуаций, которые могут появиться, если кандидат на должность и будущий работодатель не смогут найти общий язык.
- Проведение интервью с заказчиком. Многие HR-специалисты ошибочно полагают, что для правильного составления объявления о свободной вакансии и проведении интервью с кандидатами хватает единоразовой беседы с работодателем. Для качественного подбора и отбора персонала, HR-специалист должен дотошно относиться к каждой заявке о новой вакансии. Даже если в прошлом рекрутер уже работал с набором на подобные должности, он должен досконально расспросить заказчика обо всех нюансах предлагаемой должности. Данная практика часто распространена среди сторонних рекрутеров, но не при подборе персонала через кадровое агенство.
Корпоративная культура, созданная внутри коллектива и компании в целом, очень важна для правильной и продуктивной работы организации. HR-специалист подберет работника, который не только будет обладать необходимыми навыками, но и сможет влиться в коллектив. Психологически совместимый и правильно подобранный персонал будет трудиться на благо компании с намного большим удовольствием, чем коллектив, где никто ни с кем не общается и не имеет точек соприкосновения.
Посмотрев своими глазами на условия работы, HR-специалист сможет ответить на некоторые немаловажные вопросы от кандидата. Также опытный рекрутер сможет рассмотреть каждого кандидата под призмой уже собранного коллектива и насколько тот подходит для работы именно в этом филиале компании.
Порой к кандидатам работодатель предъявляет крайне специфические требования (бухучет, способность говорить на нескольких иностранных языках, работать в ночное время суток, если это необходимо работодателю и т.д.). При наличии подобных требований к кандидатам, перечень принятых и рассмотренных заявок будет намного меньше.
HR-специалист может предложить руководителю компании или филиала рассмотреть несколько типовых откликов на вакансию и указать на достоинства и недостатки того или иного кандидата. Это поможет рекрутеру составить портрет идеального кандидата согласно мнению будущего начальника.
- Рассмотрение заявок на вакансию и отбор кандидатов. HR-специалист обязан тщательно рассмотреть каждую поданную на вакансию анкету, собрать все подходящие заявки в отдельную базу, создаваемую под нужды конкретной компании, и определиться с планом дальнейших действий. Отбор персонала значительно ускорит правильно составленная анкета-заявка, так как в базу данных потенциальных кандидатов врядли попадут случайные люди.
Мнение HR-специалиста: Информативное и продающее резюме запомнится как рекрутеру, так и руководителю компании. Даже если вас не примут на работу в данный момент, о вашей кандидатуре будут помнить и через несколько недель или месяцев могут пригласить на новое собеседование.
Немаловажным этапом отбора кандидатов на ту или иную должность является личное собеседование. При личном общении, HR-специалист определит профессиональную пригодность кандидата, а также посмотрит на его личностные качества, которые важны для комфортных отношений внутри коллектива. Также рекрутер проверит все данные, которые кандидат указал в своем резюме. Например, если соискатель написал, что прекрасно владеет английским, то и собеседование будет проводится на иностранном языке.
Помимо проверки предоставленных данных, HR-специалист, как правило, задает перечень вопросов, подходящих под следующую типологию:
- Открытый тип вопросов предполагает развернутый ответ. HR-специалист расспрашивает кандидата об опыте работы, подтвержденной документами квалификации, отношениях в предыдущем коллективе, увлечениях, возможности сменить место жительства и т.д.;
- Закрытый тип вопросов предполагает односложные ответы «да или нет». Сюда же включаются вопросы, ответ на которые уже включен в постановку задачи. Данный тип используется для подтверждения или опровержения ранее собранной информации.
При приеме кандидатов на работу, немаловажным фактором является квалификация будущих сотрудников. Руководители компаний желают видеть в своем штате высококвалифицированных специалистов с опытом работы и соответствующими открытой вакансии навыками.
Что предусматривает оценка квалификации кандидатов на работу
Проверка квалификации специалиста позволяет:
- Понять, подходит ли тот или иной кандидат для вакантной должности по уровню знаний и опыту работы;
- Проверить наличие дисквалифицирующих кандидата факторов. Такие решения принимает суд и проверить можно по базам рассмотренных делопроизводств;
- Проверить кандидата на надежность. Специалисты службы безопасности организации обзванивают предыдущие места работы наиболее перспективных кандидатов и опрашивают бывших работодателей о причинах ухода/увольнения. Если опустить данный пункт, есть вероятность того, что сотрудник будет «сливать» важную информацию конкурирующим компаниям.
Подобная проверка кандидатов на трудоустройство особо важна в следующих случаях:
- Идет набор персонала для службы безопасности компании;
- Будущему работнику будет предоставлена строго конфиденциальная информация, или он будет работать с ценным имуществом организации;
- У кандидата в резюме указана частая смена места работы. Далеко не факт, что подобный сотрудник неблагонадежен, однако проверить кандидата на добросовестность и обзвонить предыдущих работодателей все же стоит. Возможно, потенциальный работодатель узнает о некоторых факторах, препятствующих приему кандидата на работу.
Этапы проверка кандидатов для приема на работу
Проверка квалификации кандидатов состоит из следующих этапов:
- В первую очередь HR-специалисты проводят тесты на проф. пригодность, IQ-тестирование и несколько психологических тестов;
- Предоставленная кандидатом документация отправляется на проверку службой безопасности организации. Их представители лично общаются с претендентами на должность, а также совершают звонки на предыдущие места трудоустройства;
- Подписание кандидатом на ту или иную должность согласия на сбор и обработку личной информации (согласно Федеральному закону № 152-ФЗ);
- Проверка кандидатов на наличие судимостей или психологическом или наркологическом диспансере;
- На предпоследнем этапе вся собранная информация о кандидате передается руководителю подразделения или генеральному директору;
- Проведение финального собеседования на основе собранной информации.
Мнение эксперта о проверке уровня квалификации кандидата на трудоустройство. Уровень квалификации – важная информация о любом кандидате на выбранную должность. Если халатно отнестись к данной проверке, вы можете нанять на работу необученного человека без опыта работы и необходимого образования. Хорошо, если компания готова обучать своих сотрудников. Иногда необходимо найти узкого специалиста в кратчайшие сроки. Не ошибитесь при выборе нужного сотрудника!
Преимущества электронного документооборота
Современный крупный и средний бизнес предпочитает вести свою документацию на компьютерах. Вряд ли найдется хоть одна компания, которая продолжает вести бумажные архивы.
Электронный документооборот, позволяет и обеспечивает:
Оптимизировать и ускорить рабочие процессы организации. Документация – важный и трудоемкий рабочий элемент любой компании. Благодаря ведению ее в электронном виде, документы можно согласовать, подписать и отправить по необходимому адресу в течении нескольких минут. Для этого также нет необходимости нанимать новый персонал. Возможно, некоторым специалистам понадобится переобучение на ведение документации с бумажного вида на электронный;
Передавать электронные счет-фактуры. Согласно налоговому законодательству Российской Федерации, эти документы можно передавать исключительно через систему электронного документооборота;
Документы имеют юридическую силу. Зарегистрированная электронная подпись, согласно законодательству РФ, приравнивается к собственноручно поставленной подписи;
Прозрачность. При работе с бумажным документооборотом, важные бумаги можно потерять или подписать не в том месте. При работе с электронным документооборотом таких проблем не возникнет. В специализированных программах руководители компаний могут увидеть действующий статус отправленных файлов. Система зафиксирует получение и подписание бумаг;
Существенно сократить статью расходов, направленную на печать и курьерскую доставку документации. В крупных компаниях это довольно существенная часть расходов;
Упрощение процессов.
Безопасность и конфиденциальность данных. Электронная почта довольно просто взламывается хакерами. Конкуренты компании легко могут получить доступ к секретным данным. С системой электронного документооборота это становится невозможным – передача данных защищена сквозным шифрованием.
Заключение
Использование электронного документооборота ограничивают пережитки из прошлого, когда компьютерные технологии не были доступны всем, и документация велась вручную. Многие уверены, что это дорого, неудобно и им будет трудно обучиться работе в системе. Однако это не так и мы готовы это доказать!
